Wissen: Office Tipps

Immer wieder stellen Teilnehmer in unseren Seminaren die Frage, wie denn Verknüpfungen erstellt werden. Zum Beispiel soll in einer PowerPoint-Präsentation immer anhand aktueller Daten ein Diagramm dargestellt werden. Die Daten können sich noch kurzfristig ändern, also bietet sich ein verknüpftes Diagramm an:

  1. Erstellen Sie wie gewohnt ihr Diagramm in Excel und kopieren Sie es in die Zwischenablage.
  2. Gehen Sie zu PowerPoint auf die Folie, wo das Diagramm eingefügt werden soll und drücken Sie STRG + V zum Einfügen des Diagramms oder im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf den unteren Teil der Schaltfläche Einfügen.
  3. Wenn Sie in den Dateien mit unterschiedlichen Designs arbeiten, müssen Sie sich noch überlegen mit welcher Formatierung Sie dieses Diagramm einfügen möchten und ob und wie Sie die Daten ändern wollen:

Als Beispiel ist hier ein Excel-Diagramm im Larissa-Standarddesign (blaue und rote Säulen), welches in PowerPoint in das Design Austin eingefügt wird, verwendet.

Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbettenZieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten: Das Diagramm erhält die Farben der PowerPoint-Präsentation und die Daten werden in einer neuen eingebetteten Excel-Datei verwaltet.

Ergebnis:

Ergebnis Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten
Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbettenUrsprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten: Das Diagramm behält die Farben der Excel-Datei und die Daten werden in einer neuen eingebetteten Excel-Datei verwaltet.

Ergebnis:

Ergebnis: Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten
Zieldesign verwenden und Daten verknüpfenZieldesign verwenden und Daten verknüpfen: Das Diagramm erhält die Farben der PowerPoint-Präsentation und die Daten werden mit der Original-Excel-Datei verknüpft.

Ergebnis:

Ergebnis: Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen
Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfenUrsprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen: Das Diagramm behält die Farben der Excel-Datei und ist mit diesen Daten Original-Datei verknüpft.

Ergebnis:

Ergebnis: Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen
Das Diagramm wird als Grafik eingefügtGrafik: Das Diagramm wird als Grafik eingefügt. Die Daten können nicht mehr geändert werden.

Ergebnis:

Ergebnis: Das Diagramm wird als Grafik eingefügt

Ähnlich sind die Optionen, wenn Sie Daten aus einer Tabelle einfügen möchten. Hier gibt es allerdings keine direkte Möglichkeit um eine automatische Verknüpfung auszuwählen. Gehen Sie hier einfach ins Register Start ->Gruppe Zwischenablage und auf den unteren Pfeil der Schaltfläche Einfügen. Wählen Sie nun Inhalte einfügen und aktivieren Sie Verknüpfung einfügen. Wie auch immer Sie die Verknüpfung eingefügt haben, wenn Sie die Daten bearbeiten wollen und einen Doppelklick auf die Tabelle oder das eingefügte Diagramm machen werden Sie automatisch zur Originaldatei „weitergeleitet“.