Office und SharePoint

Unterschiede zwischen Office 365 und Office 2013

Office 365 und Office 2013 unterscheiden sich durchaus in etlichen Details, in vielen sind sie aber auch völlig identisch. Aus der reinen Anwendersicht beschränken sich die Unterschiede häufig durch die vorgegebene Speichermöglichkeit, online bei Office 365, lokal auf dem PC- oder im Netzwerk bei Office 2013.

Office 365In Wirklichkeit lassen sich aber die Speicherorte bei beiden Versionen selbstverständlich ändern. Also dürfte der größte Unterschied in der Lizensierung liegen. Jedenfalls können wir davon ausgehen, dass ein SharePoint-Server bei Office 365 fast immer preisinklusive ist und zugleich einer der wesentlichen Fortschritte von Microsoft, was die Weiterentwicklung der Office Programme in Richtung noch bessere Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit Word und SharePoint in den Versionen 2013 und Office 365

Word in den neueren Versionen, besonders natürlich die Version 2013 versteht sich sehr gut mit dem SharePoint Server. Die wesentliche Funktion des SharePoint-Servers ist sicherlich die Bereitstellung der Dokumentenbibliotheken, mit denen in Ermangelung oder in Ergänzung zu einem anderen Dokumentenmanagementsystem zukünftig alle Dateien gespeichert werden. Im Idealfall werden alle Dateien dort in einem gemeinsamen Verzeichnis abgelegt. Die Suche und Sortierung von Dokumenten erfolgt dann in der Regel über die Verschlagwortung und andere nicht mehr in der Datei, sondern eher im Server abgelegten Metadaten.

Sehr wichtig ist dann natürlich eine von Anfang an ordentliche Ablage. SharePoint schafft sehr effektive Möglichkeiten zum Aufbau leistungsfähiger Archive, diverse Grundregeln sind jedoch einzuhalten, sonst versinkt es wie jede unordentliche Ablage bei einer hohen Anzahl von Dokumenten im Chaos.

Die Zugriffsrechte zu Dateien sind etwas vielfältiger als in der Vergangenheit bei der Ablage im Dateisystem. Der nur SharePoint mitnutzende Mitarbeiter bekommt wie in der Vergangenheit auch nur die Dokumente zu sehen, die für ihn bestimmt sind. Natürlich muss alles durch den SharePoint Administrator oder andere damit beauftragte Personen sinnvoll eingerichtet sein.

Für Rechner, auf denen kein Office installiert ist, können inzwischen Worddokumente per Browser angezeigt und mit leichten Einschränkungen auch bearbeitet werden. Eine super Sache für Endgeräte ohne installiertes Word. Zugegebenermaßen sind Internetexplorer und Silverlight durchaus empfohlen, wenn auch nicht zwingend, wenn an Qualität und Geschwindigkeit der Bearbeitung nicht die höchsten Anforderungen gestellt werden.

Zum Drucken wird das geöffnete Worddokument bei Nutzung der WordApp als Zwischenversion automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt. Eine weitere nette Funktion ist die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Jetzt wird ein Dokument nicht mehr gänzlich für andere zum Bearbeiten gesperrt, sondern nur noch abschnittsweise.

Die Versionskontrolle ist eine der wesentlichen Grundfeatures von SharePoint, die bei Word natürlich einen besonders hohen Stellenwert hat. In herkömmlichen Dateiverzeichnissen finden sich häufig dutzende Dateien mit undurchschaubarer Bezeichnungen, abhängig vom Einfallsreichtum der Bearbeiter dieser Datei in den letzten Jahren. Wenn SharePoint richtig genutzt wird, dann ist nur eine Datei zu sehen und über diese kommt man zu den älteren Versionen. Anzahl und ggf. Alter lassen sich durch Regeln feinfühlig einstellen, eine echte Errungenschaft.

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Zusammenarbeit Excel und SharePoint in den Versionen 2013 und Office 365

Keineswegs wird dies eine Beschreibung von Excel 2013, sondern der Features, für die SharePoint besonders wichtig ist. Wie bekomme ich meine Excel-Dateien auf den SharePoint-Server?

Mittels Hochladen in eine SharePoint Bibliothek, ggf. auch Mehrfachupload per Drag & Drop. Auch in der SharePoint Bibliothek selbst können über ''neues Dokument'' eine neue Excel-Datei, über ''neues Element'' eine neue Arbeitsmappe erstellt werden.

Falls Excel auf dem Rechner nicht vorhanden ist, besteht wie bei Word die Möglichkeit, Excel per Browser bzw. per WebApp anzuzeigen und auch zu bearbeiten. Im Vergleich zum echten Excel sind die Möglichkeiten etwas eingeschränkt, reichen jedoch häufig aus. Außerdem ist Microsoft dabei, hier ständig neue Features zu implementieren.

Standardmäßig speichert ein SharePoint Server alle Daten auf angeschlossen SQL-Datenbanken ab. Die Sicht des Nutzers sind dann häufig Listen. Diese Listen lassen sich zur externen Bearbeitung oder Weiterleitung einfach in Exceldateien umwandeln und später bei Bedarf auch wieder zurück.

Mit der gleichen Funktionalität können Excel-Listen in SharePoint veröffentlicht werden. Das macht SharePoint sehr flexibel und erfordert kein Profiwissen, wie das bei Datenbanken ohne luxuriöses Frontend häufig der Fall ist.

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Zusammenarbeit OneNote und SharePoint in den Versionen 2013 und Office 365

Dieses Programm ist zum strukturierten Ablegen von Notizen gedacht und macht es dem Besitzer sehr leicht, durch farblich gekennzeichnete Karteikarten und mehrere Hirarchieebenen den Überblick zu behalten.

OneNote ist seit einigen Jahren im Office-Paket enthalten und wird ständig moderat weiterentwickelt. Wir kennen viele Menschen, die das Programm heiß lieben, bei anderen ist es dagegen unberechtigterweise völlig unbekannt. Weiterbildung selbst im Office-Bereich kann hilfreich sein.

Heute wird der Notizbegriff in OneNote sehr weitgefasst, dazu gehören neben Texten inzwischen auch Tabellen, Bilder, Filme, Links ... Auch selbstaufgenommene Sprachnotizen oder Videoschnipsel, etwa aus einer Vorlesung oder auch handschriftliche Notizen können gleich in ein entsprechendes Arbeitsblatt integriert werden.

Bei OneNote müssen Sie eigentlich nie auf die Speichern-Taste drücken, wie bei fast allen datenbankbasierten Programmen geschieht das ständig selbsttätig.

Im Zeitalter neuer Mobilität möchte man die am großen PC-Bildschirm aufwendig zusammengestellten Informationen aber vielleicht auch unterwegs dabeihaben, sprich auf andere Endgeräte übertragen. Bis vor einigen Jahren wurde vorrangig über das USB-Kabel synchronisiert mit dem Nachteil, dass die Informationen selten aktuell waren und diverse Konflikte auftraten.

In Verbindung mit SkyDrive oder mit SharePoint und bestehender Verbindung zum Server passiert das nicht mehr, alles wird ständig und ohne weiteres Zutun in beide Richtungen synchronisiert. Ist das Gerät offline, werden Änderungen im eigenen lokalen Speicher durchgeführt (sofern vorhanden) und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung möglich ist. Der Verbindungsaufbau erfolgt immer vollautomatisch.

So ist selbst die gleichzeitige Arbeit an mehreren Endgeräten möglich. Auch können mehrere Personen gleichzeitig an einem Notizbuch arbeiten, die entsprechenden Rechte vorausgesetzt.

Um die Einführung zu erleichtern, verfügen inzwischen die Sharepoint-2013 Teamsites über ein vorangelegtes Notizbuch. Damit können alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Teamwebsite haben, dieses Notizbuch dort auch nutzen - neben den anderen Notizbüchern, die vielleicht anderswo abgelegt wurden, z. B. im eigenen Arbeitsbereich.

Wie oben schon angedeutet werden die Anwendungsmöglichkeiten nicht nur durch verbesserte Softwareversionen, sondern auch wesentlich durch modernere Speichertechnologien à la Sharepoint sowie durch neue Endgeräte ermöglicht, die schon lange vorhandene Funktionen plötzlich im neuen Licht erscheinen lassen.

Zusammenarbeit Access und SharePoint in den Versionen 2013 und Office 365

Im Prinzip ist SharePoint der (sehr) große Bruder von Access. Eine Datenbank mit angeschlossenem Frontend, das im Gegensatz zum "alten" Access allerdings konsequent webbasiert ist.

Dadurch ergeben sich diverse Änderungen in der Struktur und den Technologien. Und natürlich ist SharePoint sehr viel neuer und bietet viel mehr Möglichkeiten. Allerdings gibt es auch Spezialfälle, in denen SharePoint gegenüber Access im Hintertreffen ist oder wo es viel einfacher ist, ausgereifte Access-Anwendungen in Zusammenarbeit mit SharePoint mit geringen Anpassungen weiter zu nutzen, als sie zu portieren.

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